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      【文明禮儀小知識】電話禮儀
      來源:未知   發布日期:2020/5/17   編輯:路南文明網
       

           電話是現代社會最常見的一種交際方式, 它已成為人們彼此聯系和互通信息的重要工具,成為社交的重要渠道。電話具有快捷、方便的特點,盡管不是面對面地交談,卻能讓人迅速獲得信息,及時進行溝通。公務員在公務活動中,利用電話交流情況、溝通信息、商洽問題、問答事項,是一種普遍的工作手段。正確使用電話可以樹立良好的形象。如果掌握不好通話的技巧和禮儀規范,不僅會影響公務活動的開展,還會損害機關的形象。
          1、撥打電話。(1)時間選擇。除非有特殊緊急的事情,公務通話一般應選擇在辦公時間內進行,不應下班之后,更不應選擇在深夜、凌晨及午休、用餐、公休假時間。如果撥打國際長途電話,應注意時差,不要擾人驚夢。通話時間一般不宜過長。以不超過五分鐘為佳,如果通話時間較長,最好用面談的方式。如果只能通話,應征詢對方是否方便,否則就應另約時間聯系。(2)表述得體。公務員通話表述應符合禮儀規范,不應高聲調,語驚四座;口氣應謙恭有禮,熱情親切。一般撥通電話后,應先問候“您好!”然后自我介紹和證實對方的身份。如果應找的人不在,可以請接電話者轉告,應問清對方的姓名,并向對方道謝。打完電話應有相應的禮貌用語,如“謝謝”、“再見”。如對方幫你找人,不應放下電話干別的事:如對方告知“XXX不在”時應表示感謝;撥錯電話應表示歉意。(3)舉止得體。公務員在打電話時,應輕拿輕放,不應急不可耐,遇到無法接通的情況,不應有不耐煩的表情,甚至摔電話。電話接通后,通常應等鈴聲響過六遍以后,確信對方無人接聽時, 才掛斷電話。通話時要聚精會神,不要抱著電話四處走動、仰坐、斜靠、歪躺或趴在桌子上;也不要吃東西、吸煙、喝水、翻報紙雜志,甚至與旁人閑聊。

       2、接聽電話。(1)及時接聽。公務員在辦公時聽到電話鈴聲,應及時接聽,盡量不要使鈴聲超過三聲,更不要有意拖延,怠慢對方。在接第一部電話時,如有另一部電話打來,應及時妥善處理,不應不予理睬。應詢問對方是否介意接聽另一部電話,在征得同意后再接聽另一部電話,不要同時接聽兩部電話。會客或參加重要會議不通接聽電話時,應說明原因,表示道歉。(2)文明應答。公務員在接聽電話時應先向對方問好,自報家門。如果對方要找的人不在,最好告訴對方不在的原因,或告訴對方聯系方法。不宜用“你是誰”、“你找誰”、“有什么事”之類的話發問。與對方通話,通常應有問必答,依問作答。不應答非所問,東拉西扯。對方交談結束要及時道別,說聲“再見”。掛電話應由發話人先掛斷。(3)做好記錄。公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備,電話記錄簿或記錄用紙筆要準備好,不應通話后放下聽筒,再找紙筆。遇到聽不清對方講話時,可以請求對方重復一遍, 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等關鍵信息時,最好加以核實,避免記錯。(4)特殊電話接聽。公務員對打錯電話的,不應大聲斥責,應接受對方的道歉,說聲“沒關系”后掛機。對一些無理取鬧的難纏電話,應學會說“不”,設法擺脫對方的糾纏,委婉而堅決地拒絕對方的請求。如:不想繼續接聽電話,告訴對方有另外一個緊急電話打進來;告訴對方有客人來訪,你必須過去招呼;告訴對方有急事需馬上處理等。對一些諸如“你猜猜我是誰”、“想知道我在干什么嗎”之類的“謎語”電話,可用“別讓我猜謎了”、“我正在忙著”之類的話加以應對。
          3、代接電話。公務員在日常工作中代接電話時,應做到禮貌相待,尊重隱私,準確記錄,及時轉達。(1)禮貌相待。公務員接電話時,如果對方找的不是自己,不應顯得不耐煩,以“他不在”來回答對方,而應友好的問“對不起,他現在不在,需要我轉告什么嗎?”如對方有此請求時,應盡量照辦。(2)尊重隱私。公務員在代接電話時,不宜詢問對方與所找的人之間的關系。當對方有求于你,希望轉達某事給某人時,應守口如瓶,不應隨意擴散。別人在通話時不應旁聽、插嘴。(3)準確記錄。公務員在代接電話時,應對對方要求代為轉達的具體內容認真做好筆錄,對方講完后,應重復一遍,以驗證自己的記錄正確無誤。記錄他人電話,通常應包括通話者單位、姓名、通話時間、通話要點、是否要求回電話、回電話時間等等。(4)及時轉達。公務員代接電話后,應及時轉告,不要耽誤。若對方所找的人就在附近,應立即去找,不要拖延。答應對方的事情,應盡快落實。除非萬不得已,不應將代接電話內容,再托他人轉告。這樣,容易使內容走樣,而且有可能會耽誤時間或誤事。
          4、使用手機。手機已經成為當今人們工作和社會交往中不可缺少的通訊工具,它在人們的生活中發揮著重要作用。公務員在使用手機時,應按照手機使用禮儀規范,自覺遵守公共秩序,注意安全,不要影響別人。應注意以下細節:(1)遵守秩序。不在一些公共場合,尤其是樓梯、電梯、路口、人行道等人來人往處旁若無人地使用手機。不在需要保持寂靜的公共場所,如:音樂廳、美術館、影劇院、歌舞廳、咖啡廳等場所使用手機,必要時,應關機或置于靜音狀態。不在聚會期間,如:開會、會見、上課等使用手機。以免分散別人的注意力。(2)注意安全。不在駕駛車輛時使用手機,以防發生車禍。不在病房、油庫等不允許使用手機的地方使用手機,以防影響病人治療或引發火災、爆炸等。不要在飛機上使用手機,以免干擾導航系統。(3)注意禮節。手機只是一種通信工具,不應在眾人面前有意擺弄和炫耀。為方便他人與你聯系,應盡量不停機、關機,也不要不接聽電話。改換電話號碼后應及時通知朋友、同事,以便與你聯系。

       

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